Rechtssicheres Archiv im «gemdat dms & archiv» für BEA.NET Betreibungs-Register
Damit Dokumente aus dem BEA.NET der Firma Bonimpex rechtssicher aufbewahrt werden können, müssen diese in einem rechtssicheren Archiv abgelegt werden. Gemdat bietet die Schnittstelle für die rechtssichere Archivierung. Physisches Papier ist nicht mehr aufzubewahren.
«gemdat dms & archiv» bietet im Hintergrund das revisions- und rechtssichere Archiv. Die tägliche Arbeit erfolgt nach wie vor über die Funktionalitäten von BEA.NET. Auf die Dokumente vom Archiv wird erst zugegriffen, wenn diese explizit benötigt werden. Dabei werden einerseits Dokumente abgelegt, die BEA.NET erzeugt. Andrerseits sind seitens «gemdat dms & archiv» die technischen Voraussetzungen geschaffen, um auch eingehende Dokumente zu verarbeiten und abzulegen.
Funktionsweise im BEA.NET
Die Dokumente werden bei angeschlossenem «gemdat dms & archiv» nicht mehr in der Dateiablage (Schuldnerablage) gespeichert, sondern direkt im Archiv. Anstelle des Icons «Dokumente abrufen» steht nun das Icon «Archivsuche» zur Verfügung.

- Die über den Scann-Prozess eingelesenen elektronischen Dokumente werden im «gemdat dms & archiv» abgelegt und sind aus der Software BEA.NET aufrufbar. Eine Weiterbearbeitung der eingehenden Dokumente erfolgt in elektronischer Form.
- Der BEA.NET-Output (drucken) wird mittels «documento» der Firma Printcom signiert und revisionssicher als PDF-A archiviert. Ein Amtsdoppel im Papierformat wird nicht mehr ausgegeben.
- eSchKG wird direkt aus BEA.NET verwaltet und archiviert. Die erledigten eSchKG-Fälle werden in die Schuldnerablage, anstelle wie bisher auf das Filesystem, neu ins «gemdat dms & archiv» archiviert.
- Worddokumente können wie gewohnt bearbeitet werden. Übrige Dokumente können archiviert und abgerufen werden.
- Die bestehenden Dokumente der Schuldnerablage auf dem Filesystem werden beim Projektstart alle ins «gemdat dms & archiv» migriert. Das Filesystem kann anschliessend gelöscht werden.
Datenmigration
Die bereits bestehenden Dokumente werden von BEA.NET in das Archiv importiert.
Eingehende Dokumente
Die über den Scann-Prozess eingelesenen elektronischen Dokumente werden im «gemdat dms & archiv» als PDF-A abgelegt und sind aus der Software BEA.NET aufrufbar. Eine Weiterbearbeitung der eingehenden Dokumente erfolgt in elektronischer Form.
Ausgehende Dokumente
Damit die ausgehenden Dokumente mit Frankatur rechtssicher archiviert werden können, wird der bestehende «documento» Workflow mit der entsprechenden Archiv-Schnittstelle erweitert. Um das Höchstmass an Sicherheit zu gewährleisten, werden sämtliche Output-Dokumente mit der Signatur-Komponente «audit.sign» signiert. Somit gewährleistet man mittels Erstellungsdatum, Ursprung und Unveränderbarkeit des Dokuments die Rechtskräftigkeit gegenüber Dritten.
Rechtsichere Ablage
Die verwendete Basistechnologie/Software d.3ecm ist geschäftsbücherkonform von der KPMG Deutschland geprüft.
Signatur
Grundsätzlich ist das Archiv eine geschäftsbücherkonforme Ablage. Um das Höchstmass an Sicherheit zu gewährleisten, wird die Ablage zusätzlich digital signiert. Diese Signatur wird von der Lösung der Firma Printcom abgedeckt.
Metadaten
Folgende Eigenschaften aus BEA.NET werden mit dem Dokument an das Archiv weitergegeben:
FeldD | Beschreibung | Format |
01 | Betreibungs-Nummer | Alphanummerisch |
02 | Pfändungs-Nummer | Alphanummerisch |
03 | Zusätzliche-Such-Nummer | Alphanummerisch |
04 | Art der Zusätzlichen ID | Alphanummerisch |
05 | Schuldner-Nummer | Alphanummerisch |
06 | Dokumentenname (Dateiname) | Alphanummerisch |
07 | Dokumententyp | Alphanummerisch |
08 | Archivierungsdatum/Fristenlauf | Alphanummerisch |
09 | Dokumentersteller/Benutzerkürzel | Alphanummerisch |
10 | Mutation/Geändert | Alphanummerisch |
11 | Mutations-Benutzer/Windows-User | Alphanummerisch |
12 | Archivierungsjahre | Nummerisch |
13 | Herkunft des Dokuments | Alphanummerisch |
Nach allen diesen Eigenschaften kann im Archiv das Dokument gesucht werden. Sollten Erweiterungen erwünscht sein, können diese nach Aufwand und Möglichkeit individuell eingebaut werden.
Dokumentart und Aktenplan
Die Dokumente werden als «Betreibungsdokumente» im Archiv abgelegt.
Für die Betreibungsdokumente wird kein Aktenplan in d.3ecm eingereicht. Wird ein Aktenplan gewünscht, kann dieser nach Aufwand erzeugt oder in einen bestehenden Aktenplan integriert werden.
Repository
Bei Bedarf wird ein separates Repository eingerichtet. In demjenigen Fall wären die Dokumente von BEA.NET technisch von den anderen Dokumenten (Bsp. Bauwesen) getrennt abgelegt.
Rollen, Berechtigungen
Es gibt folgende zwei Rollen:
- Administrator
Berechtigungen: Lesen, Schreiben und Löschen - Angestellte/r
Berechtigungen: Lesen, Schreiben. Angestellte dürfen nicht löschen.
Praxiserprobte Zusammenarbeit
Grundlage für die Lösung waren Kundenanforderungen, einerseits ortsunabhängig und effizient zu arbeiten und andererseits, weitere physische sowie auch digitale Archive zu verhindern. Zudem fördert der Gesetzgeber die elektronische Verarbeitung von Betreibungen mit eSchKG.
Aus einem gemeinsamen Projekt mit Beteiligung der Firmen Bonimpex, Printcom und Gemdat ist eine rechtssichere Archivlösung entstanden. Damit abgelegtes Schriftgut muss nicht mehr als Papierexemplar aufbewahrt werden.
Die Softwareanbieter Printcom, Bonimpex und Gemdat stellen nachstehende Punkte sicher:
- Integrität wird durch eine digitale Signatur und der Zeitpunkt der Speicherung durch einen Zeitstempel gewährleistet.
- Dokumente werden im PDF/A-Format archiviert.
- Die Dokumentation der Abläufe und Verfahren werden durch Protokolle und Logfiles zur Nachvollziehbarkeit hinterlegt.
- Die Daten sind gesichert abgelegt. Ein Recovery-Konzept liegt vor.
- Unabhängigkeit der Lieferanten: Es besteht die Möglichkeit, auf ein neues System zu migrieren.
- Die Dokumente sind in Papierform wieder herstellbar (Reproduzieren).
Voraussetzungen
Um die Schnittstelle für das rechtssichere Archiv zu BEA.NET einzuführen, werden folgende Systeme/Lizenzen vorausgesetzt:
- BEA.NET
- Printcom
- gemdat dms & archiv
Sowohl BEA.NET wie auch «gemdat dms & archiv» müssen bei Ihnen betrieben werden.
Benutzer für das Archiv
Für Benutzer, welche explizit ausschliesslich in BEA.NET arbeiten und keinen direkten Zugriff auf das Archiv benötigen, ist je eine Lizenz «d.3ecm User for third-Party Software Integration» zu beschaffen.
Für Benutzer, welche Direktzugriff auf das Archiv benötigen, ist je eine Lizenz «d.3ecm User M-Lizenz» zu beschaffen. Diese M-Lizenz kann an Stelle der vorgängig aufgeführte Lizenz «d.3ecm User for third-Party Software Integration» erworben werden.
Gesuch beim Inspektorat
Für die Einführung der digitalen Ablage ist ein Gesuch beim Inspektorat inkl. Regelung der Verantwortlichkeiten für den Betrieb einzureichen. Betroffen sind dabei die ausgehenden Akten (ohne Eingehende).
Fragen zur Lösung? Gerne beraten wir Sie dazu. Bruno Grob ist Ihr Ansprechpartner und freut sich auf ihre Kontaktnahme unter 071 560 90 10 oder bruno.grob@gemdat.ch.