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Benutzer für «gemdat dms & archiv» Cloud
Die DMS-Produkte «gemdat immobiliendossier» und «gemdat dms & archiv» basieren auf der Software d.3ecm des Herstellers und Betreibers d.velop . Die Gemdat AG ist lizenzierter Partner für den Schweizer Markt. Zur Nutzung der Produkte ist mindestens ein User zu lizenzieren.
Die Anzahl Benutzer ist monatlich anpassbar und wird in dieser Periodizität in Rechnung gestellt. Die Mindestlaufzeit für den ersten oder zusätzlichen Benutzer beträgt 12 Monate.
Die Benutzer werden vom Betreiber d.velop in Rechnung gestellt. Mit dem Erwerb von User-Lizenzen akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der d.velop.
Funktionen der Benutzer-Typen im Überblick
| Funktionen | kBusinessk | kkVisumkkk | kkkk |
|---|---|---|---|
| Euro pro Monat | 34.00 € | 17.20 € | |
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| Dokumentenerfassung | |||
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| Erfassung per Scan und Upload Erfassen von Dokumenten einzeln oder als Stapel über Scan oder Upload. |  | ||
| Erfassung per E-Mail Erfassen von Dokumenten über unbegrenzt viele E-Mail-Eingangspostfächer. | | ||
| Dokumenten-Trennung mit Barcodes Anhand von Barcodes auf Ihren Dokumenten können Sie grosse Dokumentenstapel automatisch in Einzeldokumente unterteilen. | | ||
| Schnittstellen zu Umsystemen Ermöglicht Ihnen jede andere Software mit der Dokumentenablage zu verbinden. Die Umsetzung der Schnittstelle ist nicht enthalten. | | ||
| Microsoft 365™ Office-Integration Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Microsoft 365™ Office-Dokumente direkt aus «gemdat dms & archiv». | | ||
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| Dokumentenverwaltung und Archiv | |||
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| Ausführliches Aktivitätenprotokoll Sie können sämtliche Aktivitäten, die auf Ihren Dokumenten und Akten ausgeführt wurden, chronologisch und filterbar nachvollziehen. So können Sie der nächsten Revisionsprüfung gelassen entgegensehen. | | ||
| Cloud-Speicherplatz 500 GB Für nur 0.19 € / GB / Monat buchen Sie zusätzlichen Speicher nach Bedarf dazu (monatliche Abrechnung nach Verbrauch). | | ||
| Versionierung und Versionsübersicht Behalten Sie anhand einer automatischen Versionierung immer den Überblick über die Historie von Dokumenten und Akten. | | ||
| Digitale Aktenbildung Nutzen Sie einfach einen der vielen vorgefertigten Aktenpläne oder erstellen Sie Ablagestrukturen und Aktenpläne ganz individuell nach Ihrem Wunsch. | | ||
| Aufbewahrungsfristen Definieren Sie unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Dokumentarten und stellen Sie so sicher, dass Ihre Dokumente gemäss GoBD und DSGVO aufbewahrt werden. | | ||
| Bearbeitung mit Check-In & Check-Out Kommen Sie sich bei der Bearbeitung von Dokumenten nicht in die Quere, indem Sie ein Dokument aktiv in die Bearbeitung nehmen (Check-Out) und nach erfolgter Bearbeitung wieder aktiv freigeben (Check-In). | | ||
| Volltextsuche in Dokumenten dank OCR Suchen Sie nicht nur in den Metadaten, sondern auch im Volltext Ihrer Dokumente. Dies auch dann, wenn diese als Scan-Dokument importiert wurden. | | | |
| Speicherbare Suchvorlagen Speichern Sie einmal durchgeführte Suchen als Suchvorlage und verwenden Sie diese so immer wieder aufs Neue. | | | |
| PDF-Erzeugung zur Langzeitarchivierung Folgende Dateiformate werden automatisch in PDF konvertiert: doc, docx, dot, dotx, xls, xlsx, xlsb, ppt, pptx, pot, potx, jpeg, tif, bmp, gif, png, pdf, txt, msg, eml, zip, rar, dgix, dgia, dgim | | ||
| Viewer für verschiedene Dateiformate Sie können viele verschiedene Dateiformate direkt in «gemdat dms & archiv» anzeigen lassen. So sparen Sie sich das ständige Öffnen von Dateien in anderen Anwendungen. | | | |
| Annotationen und Markierungen Fügen Sie Ihren Dokumenten Kommentare und Annotationen hinzu. Markieren Sie zum Beispiel in PDF-Dokumenten wichtige Stellen, ergänzen Sie Texte oder setzen Sie einen grünen Haken. Auch Freihand-Annotationen sind möglich. | | ||
| Dokumente und Akten beobachten Lassen Sie sich bei Änderungen an Ihren Dokumenten, Akten oder vordefinierten Suchen per E-Mail informieren. Sie können über die E-Mail direkt zu dem geänderten Element springen. | | ||
| Sammel-PDF erstellen Wählen Sie mehrere Dokumente und Akten aus und führen Sie diese komfortabel in ein einziges PDF-Dokument zusammen (mit automatisch erstelltem Inhaltsverzeichnis). | | ||
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| Workflows und Prozesse | |||
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| Aufgabenverwaltung Organisieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen über Aufgaben. Erstellen Sie Aufgaben und leiten Sie diese an Ihre Kolleg:innen zur Bearbeitung weiter. | | | |
| Vertretung regeln Definieren Sie selbst, wer Sie in welchen Workflows vertreten soll. | | | |
| Webbasierter Workflow-Editor Erstellen Sie einfache Workflows und Formulare mit dem integrierten Editor. Sie können Workflows adhoc zu einem Dokument starten oder allen Anwendern Ihrer Organisation dauerhaft zur Verfügung stellen. | | | |
| Workflow-Überwachung und -Analyse Behalten Sie den Überblick über die laufenden und abgeschlossenen Workflows. Sie erkennen so schnell, wenn es einmal staut und können für reibungslose Durchläufe sorgen. | | | |
| Einfache Workflows ausführen Einfache Workflows sind Workflows, die mit dem in «gemdat dms & archiv» integrierten Workflow- und Formulareditor erstellt wurden. | | | |
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| Kollaboration | |||
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| Aufgaben weiterleiten Organisieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen über Aufgaben. Erstellen Sie Aufgaben und leiten Sie diese an Ihre Kolleg:innen zur Bearbeitung weiter. | | | |
| Teilen von Stapeln Teilen Sie ganze Stapel von neu erfassten Dokumenten mit anderen Kolleg:innen (zum Beispiel aus Ihrem Posteingang) und sorgen Sie so für eine reibungslose Zusammenarbeit bei der Erfassung und Ablage. | | ||
| Teilen von Suchvorlagen per Link Teilen Sie einfach die von Ihnen erstellen Suchvorlagen mit Ihren Kolleg:innen. | | ||
| Teilen von Dokumenten (Link und E-Mail) Senden Sie Ihren Kolleg:innen einfach den Link zu Dokumenten und Akten zu. Oder versenden Sie die Dokumente direkt im Anhang einer für Sie erstellten E-Mail. | | ||
| Aufgabenlisten freigeben Geben Sie Ihren Kolleg:innen ganz einfach Ihre eigene Aufgabenliste zur Ansicht und Bearbeitung frei. Oder bearbeiten Sie Aufgaben in für Sie freigegebenen Aufgabenlisten. Fördern Sie so die unkomplizierte Zusammenarbeit im Team oder die teamübergreifende Zusammenarbeit. | | ||
| Elektronische Signatur Lassen Sie Ihre Dokumente per Mausklick von Kontakten innerhalb und ausserhalb Ihres Unternehmens signieren. 50 fortgeschrittene Signaturen pro Jahr inklusive. Für die Nutzung von weiteren Signaturen und die Nutzung von qualifizierten Signaturen entstehen weitere Kosten. | | | |
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| Infrastruktur und Sicherheit | |||
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| Webbasierter Administrationsassistent | | ||
| Integrierte Benutzerverwaltung Erstellen und verwalten Sie neue Benutzer:innnen und versenden Sie automatisch Einladungen. | | ||
| Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung Erstellen und Verwalten Sie verschiedene Rollen, ordnen Sie Ihre Benutzer:innen diesen Rollen zu und nutzen Sie diese Rollen zur Berechtigung auf Dokumente und Akten und bei Workflows. | | ||
| Mehrsprachigkeit Nutzen Sie «gemdat dms & archiv» in 13 unterschiedlichen Sprachen – sogar in Chinesisch. Pflegen Sie für Ihre individuellen Dokumentarten, Dokumenteigenschaften und Wertemengen komfortabel und automatisch Übersetzungen in diesen Sprachen. | | | |
| Transportverschlüsselung (TLS/SSL) Für die Kommunikation der Anwendungskomponenten untereinander wird eine Transportverschlüsselung nach aktuellen Industriestandards verwendet. Diese wird in regelmässigen Abständen neu evaluiert, um ggfs. neuen Anforderungen und Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen. | | | |
| Datenverschlüsselung (AES 265-Bit) Aktuell wird gemäss Advanced Encryption Standard (AES) im Galois/Counter Mode (GCM) mit 256-Bit-Schlüsseln verschlüsselt gespeichert. Wir bewerten dabei regelmässig die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik und passen den Standard entsprechend an. | | | |
| 2-Faktor Authentifizierung Erhöhen Sie Ihre Sicherheit bei der Anmeldung durch einen zweiten Faktor und nutzen Sie dabei einfach eine der gängigen 2FA-Apps auf Ihrem Smartphone. | | | |
| Automatische Updates Profitieren Sie immer von den neuesten Funktionen und Verbesserungen von «gemdat dms & archiv» sobald sie verfügbar sind. | | | |
| Single Sign-on (SSO) Vermeiden Sie doppelte Anmeldungen, indem Sie «gemdat dms & archiv» mit dem SSO-Anmeldeverfahren Ihres Unternehmens verbinden. | | ||
| Active Directory (AD)-Integration Verbinden Sie Ihr Active Directory (AD) mit «gemdat dms & archiv» und nutzen Sie so Ihre eigene Benutzerverwaltung in «gemdat dms & archiv». | | ||
Fragen zur Lösung? Gerne beraten wir Sie dazu. Unser Loris D’Agostini ist Ihr Ansprechpartner und freut sich auf ihre Kontaktnahme unter 071 560 90 37 oder loris.dagostini@gemdat.ch.
